مدیریت مستندات کنترل نظام‌مند تمام اسناد، از لحظه ایجاد و یا دریافت آن‌ها، تا پردازش، توزیع، سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و بازیابی تا تغییر وضعیت نهایی آن‌ها است. هدف از مدیریت اسناد تحویل سند مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب با کمترین هزینه ممکن است. سند به اطلاعات ذخیره ‌شده ایجاد شده و یا دریافت‌ شده سازمان است که حاوی مدارک عملیات سازمان باشد و برای یک دوره زمانی مشخص ارزش نگهدرای داشته باشد.

یک برنامه مدیریت اسناد جامع شامل ذخیره‌سازی اسناد روی تمام رسانه‌ها، حفظ و یا امحاء اسناد، تطابق با الزامات قانونی بالادستی، مدیریت اسناد جاری و راکد، و حفاظت از اسناد حیاتی است. فعالیت‌های دیگر ممکن است شامل الکترونیکی کردن اسناد، ممیزی اسناد، مدیریت فرم‌ها، پیشگیری از بلایا، آماده‌سازی و احیاء، انتخاب نرم‌افزار مناسب، و الزام و اجرای سیاست‌های مدیریت اسناد باشد.

اهم قابلیت های راهکار مدیریت مستندات به شرح زیر است:

  • اطمینان از در دسترس بودن آخرین نسخه از سند مربوطه
  • سهولت استفاده از هر سند در هر زمان
  • کیفیت فرآیند اجرایی را بالا می برد

محصولات مشابه

راهکارهای سازمانی

هوش تجاری

پرتال سازمانی

مدیریت وظایف

منابع انسانی

مدیریت پروژه