چگونه میتوان تمام اجزای سیستمها و فرآیندهای هوش تجاری را به گونهای هماهنگ کرد که بهطور یکپارچه با هم کار کنند؟ چگونه میتوان ابزارهای هوش تجاری، آموزشها و اهداف را بهگونهای برنامهریزی کرد که بیشترین بهرهبرداری حاصل گردد؟ مشخص است: ایجاد یک استراتژی هوش تجاری مؤثر
استراتژی هوش تجاری به شما کمک میکند تا بهصورت سیستماتیک تمامی اجزای راهاندازی فناوری هوش تجاری، هماهنگی تمامی برنامهریزیها، اهداف، کارکنان و مواردی از این قبیل را مورد بررسی قرار دهید. هدف از این مهم این است که در خصوص موفقیت یا عدم موفقیت اجرای راهحل جدید شما اطمینان حاصل شود. این استراتژی به چرا و چگونگی استفاده شرکت شما از دادهها پرداخته و هر اقدامی را که پیادهسازی یک ابزار هوش تجاری باید تأثیر بگذارد، مورد ارزیابی قرار میدهد.
با داشتن یک استراتژی هوش تجاری، برای سوالاتی از قبیل چگونه از ابزارهای هوش تجاری در کسب و کار خود کمک خواهیم گرفت، چگونه ارزش را از دادههای خود استخراج کرده و آنها را در فرآیندها و تفکرات روزانه خود اجرا میکنیم، چگونه میتوانیم موفقیت را اندازهگیری کرده و از سرمایهگذاری خود بازدهی مثبت داشته باشیم، و چندین سئوال دیگر، پاسخ روشنی خواهید یافت.
یک استراتژی هوش تجاری درست، دسترسی یکپارچه به دادههایی که میتوانند به شما در کسب اطلاعات بیشتر در مورد کسب و کارتان کمک کننده باشند را در اختیار شما قرار میدهد. همچنین میتوانید فرآیندها و استراتژیهای خود را با بینش به موقع ارزیابی کنید و ناکارآمدیها و ریسکها را از بین ببرید یا مانع وقوع آنها شوید. بر اساس نظرسنجی "وضعیت جهانی تحلیلهای سازمانی 2020"، 45٪ از کسبوکارها تلاشهای تجزیه و تحلیل دادههای خود را بر روی ایجاد مدلهای کسبوکار جدید متمرکز کردهاند. این بدان معناست که به احتمال زیاد رقبای شما به جای تکیه بر حدس و گمان، از دادهها برای بهبود کسبوکار خود، رفع نقاط کور احتمالی در سازمانشان و گوش دادن به آنچه که کار میکند و خواستههای مشتریانشان است، استفاده میکنند. آنها مدلهای کسبوکار مؤثرتری خواهند داشت زیرا راهحلهای هوش تجاری و تحلیلهای آن، مجهز به ردیابی پیشرفت در اهداف مهمشان است.
شاید شما یک راهحل هوش تجاری را پیادهسازی کرده باشید که نیازهای شما را برای سازماندهی دادهها برآورده میکند، اما نمیدانید که آیا کاملا از هوش تجاری در جهتی که باید، بهرهبرداری میکنید و نتایج مورد نظر را به دست میآورید یا خیر. اگر در استفاده از هوش تجاری ناکارآمدی میبینید، احساس میکنید که دسترسی یکپارچه به دادهها ندارید یا از سردرد ناشی از ندانستن اینکه به خروجی کدام مجموعه دادهها باید اتکا کنید خسته شدهاید، پس زمان آن رسیده که استراتژی هوش تجاری خود را بازبینی و از نو برنامهریزی کنید.
در این مقاله، تلاش میکنیم تا شما را با مراحل ایجاد یک استراتژی هوش تجاری که برای شرکت شما کارآمد باشد و به شما کمک کند تا با استفاده از دادهها به سوی مهمترین اهداف خود حرکت کنید، آشنا خواهیم کرد.
۱- تشکیل تیم رهبری و حامی اجرایی
برای اجرای موفقیتآمیز یک استراتژی هوش تجاری که واقعاً تأثیر سازمانی داشته باشد، نیاز به حمایت اجرایی دارید. در این مرحله از ایجاد استراتژی هوش تجاری، یک حامی اجرایی برای پروژه تعیین و سپس ذینفعان کلیدی را برای مشارکت در بحثهای استراتژی شناسایی کنید. حمایت و هدایت یک رهبر که میتواند بر سیاستها و رویهها تأثیر بگذارد، درباره اهداف بلندمدت شرکت صحبت کند و اختیار تخصیص پول و زمان شرکت به هوش تجاری را داشته باشد، ضروری است. اگر به دنبال ایجاد تغییر اساسی در استراتژی هوش تجاری سازمان خود هستید، نیاز دارید تا افرادی که توانایی ایجاد آن تغییر را دارند و مورد توجه سایرین قرار میگیرند در این فرآیند مشارکت داشته باشند.
اغلب اوقات، حامی اجرایی استراتژی هوش تجاری شما، مدیر ارشد فناوری اطلاعات (CIO) یا مدیر ارشد تکنولوژی (CTO) یا هر کسی در شرکت شما که بتواند به اهداف فناوری و کسبوکار بپردازد، خواهند بود. تیم ذینفعان کلیدی شما باید شامل افرادی از رهبری باشد که قادرند به نیازهای هر بخش از کسبوکار شما، اعم از مالی، بازاریابی، خدمات مشتریان، فروش و غیره، بپردازند. در کنار آن، حضور نمایندهای از تیم یا هیئت مدیره اجرایی که میتواند درباره اهداف و سرمایهگذاریهای بلندمدت کسبوکار شما اظهار نظر کند، لازم است. این افراد کلیدی، برای ایجاد یک استراتژی هوش تجاری که در درازمدت به نفع شرکت شما باشد ضروری هستند.
در گام بعدی، تیمی را برای پیادهسازی فنی راهحل خود تعیین کنید. تیمی که به پیادهسازی راهحل هوش تجاری شما میپردازد و برای ذخیرهسازی و دسترسی به دادهها برنامهریزی میکند، حتما با تیم رهبری استراتژی هوش تجاری شما متفاوت خواهد بود. تیم استراتژی هوش تجاری تعیین میکند که «چگونه هوش تجاری را به کسبوکار خود وارد کنیم و چگونه هوش تجاری بر آن تأثیر خواهد گذاشت»، در حالی که تیم فنی در خصوص مشخصات فنی مورد نیاز برای راهاندازی هوش تجاری تصمیمگیری میکند. یکی بر روی استراتژی کلی و ارائه ارزش تجاری تمرکز دارد و دیگری بر روی پیادهسازی فنی متمرکز است.
۲- تعیین اهداف برای هوش تجاری با همکاری مدیران ارشد
بسیاری از تلاشهای هوش تجاری شرکتها به طور خاص بر روی فناوری و زیرساخت دادهها متمرکز است و در حالی که این یک امر ضروری است، بخش تأثیرگذارتر در اجرای هوش تجاری، استفاده از آن برای تغییر نحوه انجام کارها و تجهیز هر کارمند به اطلاعات بهتر است. در حالی که استراتژی هوش تجاری شما شامل فناوری خواهد بود، تمرکز باید بر روی این باشد که چگونه این فناوری اهداف کلی کسبوکار شما را پشتیبانی خواهد کرد. فناوری همیشه باید هدفمند باشد.
با تیم خود، در مورد اولویتبندی اهداف کسبوکاری که میخواهید با استراتژی هوش تجاری خود پیش ببرید، بحث کنید و سپس بهطور خاص مشخص کنید که چگونه هوش تجاری از هر هدف پشتیبانی خواهد کرد. در این مرحله محدود به خود نباشید و از همه مدیران ارشد از هر بخش بخواهید تا در دیدگاه کلی استراتژی شما نظر دهند و تصمیم بگیرند کدام اهداف بیشترین تأثیر را بر روی بخش تحت سرپرستی آنها خواهند داشت.
پس از تثبیت اهداف خود، هر کدام را بر اساس فوریت یا تأثیر آنها اولویتبندی کرده و تصمیم بگیرید که کدامیک را ابتدا محقق کنید. اگر لازم باشد، میتوانید تصمیم بگیرید که ابتدا به اهداف کوچک و قابل دستیابی بپردازید و سپس به اهداف بزرگتر در چارچوب ابتکار هوش تجاری خود بپردازید. این پیروزیهای کوچک در مراحل اولیه، به اثبات ارزش استراتژی هوش تجاری شما برای سایر مدیران اجرایی، کمک میکند. هنگامی که کارکنان، رهبری موفقیت آمیز هوش تجاری را در یک بخش ببینند، این موفقیت باعث ایجاد شتاب برای استراتژی کلی شما و تقویت اعتماد و هیجان نسبت به تفکر دادهمحور میشود.
در این مرحله از استراتژی خود، میتوانید به سؤالات چالش برانگیز زیر پاسخ دهید:
- هدفهای کلیدی کسبوکار ما در حال حاضر چیست؟ (به اهداف خود برای یک سال، سه سال، پنج سال و ده سال آینده فکر کنید)
- هوش تجاری چگونه به طور خاص از هر یک از این اهداف پشتیبانی خواهد کرد؟
- آیا مشکلی خاص یا زمینهای وجود دارد که باید به طور فوری با ابزار هوش تجاری حل کنیم؟
- آیا بخشی از سازمان نیاز به هوش تجاری به صورت فوری دارد؟
- به چه نتایجی (کیفی و کمی) از استراتژی هوش تجاری خود نیاز داریم؟
- چه چیزهایی در حال حاضر از محدوده استراتژی هوش تجاری ما خارج است؟
۳- ارزیابی زیرساخت و دسترسی به دادههای موجود
حالا که درک روشنی از اهداف کسبوکار خود دارید، وقت آن است که به جزئیات فنی استراتژی هوش تجاری خود بپردازید. این بحث بیشتر شامل تیم فنی شما خواهد بود، اما حامی اجرایی و ذینفعان کلیدی نیز باید مشارکت کنند تا اطمینان حاصل گردد که همه چیز هماهنگ است و به فرآیندها و نیازهای فعلی کسبوکار پرداخته میشود.
در این مرحله از استراتژی هوش تجاری خود میتوانید به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- در رابطه با اهدافتان، در حال حاضر چه دادههایی در اختیار دارید؟
- در حال حاضر به چه دادهها و فرآیندهای مرتبط با هوش تجاری برای ذخیرهسازی، سازماندهی، دسترسی، و نظارت بر دادهها، دسترسی دارید؟ آن فرآیندها چه چیزی دارند یا ندارند که به درستی عمل کنند؟
- چه فناوریهای هوش تجاری در حال حاضر در دسترس است و چه چیزی به درستی یا به اشتباه اثر میگذارد؟
- برای دستیابی به اهداف خود به چه دادههای جدیدی بهطور خاص نیاز دارید؟ چه دادههایی مفید خواهد بود که شروع به جمعآوری آنها کنید؟
- آیا منابع دادههای خارجی وجود دارند که میتوانید از آنها بهرهبرداری کنید، مانند دادههای جمعیتی یا دادههای مربوط به عملکرد رقبای شما؟
- آیا به موقعیتها یا کارکنان جدیدی برای اجرای استراتژی هوش تجاری خود نیاز دارید؟
معمولاً آسانترین راه برای شروع پرسیدن این سوالات، در رابطه با دادههای مالی و فروش است، زیرا دادههای مالی و فروش برای بیشتر شرکتها به راحتی قابل دسترسی هستند. با ارزیابی دسترسی به دادهها و فرآیندها برای هر هدف، خواهید دید که چقدر دادهها میتوانند واقعاً در دسترس شما باشند. استراتژی شما به شما کمک خواهد کرد که بالاخره بتوانید از تمامی دادههای خود به نفع کسب و کار خود استفاده کنید.
۴- انتخاب راهحل هوش تجاری
پس از ارزیابی کامل دادههای موجود و نیازهای خود، وقت آن است که یک راهحل هوش تجاری انتخاب کنید و زیرساخت دادهای را راهاندازی کنید که شما را در طول عمر استراتژیتان همراهی کند. برنامهریزی زیرساخت شما باید به چهار حوزه اصلی بپردازد:
- جمعآوری و مدیریت دادهها
- ذخیرهسازی و ظرفیت مورد نیاز
- ابزارهای تجسم داده و داشبوردها
- دسترسی و نظارت
جمعآوری و مدیریت دادهها
- چه دادههایی را جمعآوری خواهید کرد؟ دادهها از چه منبعی خواهند آمد و نوع و فرمت آنها چیست؟
- چه کسی دادهها را مدیریت و آماده خواهد کرد؟ چه کسی صحت ورود دادهها را تضمین میکند و چه استانداردهایی برای جمعآوری و سازماندهی دادهها خواهید داشت؟
- آیا به استخدام کارکنان اضافی برای کمک به فرآیندهای جدید جمعآوری و سازماندهی دادهها نیاز خواهید داشت؟
ذخیرهسازی و ظرفیت مورد نیاز
- گزینههای ذخیرهسازی دادههای خود را به صورت خارج از محل یا در محل بهطور کامل بررسی کنید. تیم فنی هوش تجاری شما یا حتی مشاور هوش تجاری میتواند مزایا و معایب هر راهحل ذخیرهسازی را با توجه به اهداف کسبوکار شما بررسی کند.
- آیا نوع خاصی از ذخیرهسازی به طور قابل اعتماد، امنیت و نظارت مورد نیاز برای صنعت شما را فراهم میآورد؟ هزینه هر گزینه چقدر خواهد بود و به چه نحوی میتوانید انتظار بازگشت سرمایهگذاری را داشته باشید؟ آیا نیاز است دادههای خود را از راهحل ذخیرهسازی فعلی به راهحل جدید منتقل کنید و این کار چقدر زمانبر خواهد بود؟ سرمایهگذاری اولیه و ظرفیت ذخیرهسازی خود را برنامهریزی کنید و راهحلی را در نظر بگیرید که با رشد دادههای شرکتتان، به شما امکان گسترش ذخیرهسازی را بدهد.
ابزارهای تجسم داده و داشبوردها
- ارائه بینش از طریق تجسم دادهها و داشبوردهای تحلیل بصری برای هر استراتژی هوش تجاری موفق ضروری است. هنگامی که دامنه استراتژی هوش تجاری خود و مخاطب داخلی مورد نظر برای هوش تجاری را تعیین کنید، خواهید دانست که چه داشبوردها و ابزارهای تجسم داده برای نیازهای سازمان شما مناسبترین هستند.
- سطح سواد دادهای کارکنان خود را در نظر بگیرید. داشبوردهای آنها باید چقدر ساده یا پیچیده باشند؟ آیا نیاز به ابزاری دارید که به شدت تعاملی با قابلیتهای جستجو داشته باشد، یا کارکنان یا مدیران فقط نیاز به بررسی سریع وضعیت معیارهای کلیدی و حرکت رو به جلو دارند؟ تمام اینها بر انتخاب راهحل شما تأثیر خواهد گذاشت.
- اطمینان حاصل کنید که ابزار تجسم داده نه تنها با اهداف کوتاهمدت، بلکه با اهداف بلندمدت استراتژی شما هماهنگ است. ایدهآل این است که ابزار تجسم داده یا هر راهحل هوش تجاری دیگر، باید هم مزایای فوری و هم بلندمدت داشته باشد.
- چگونه تحلیلها بخشی از مسئولیتهای روزانه هر کارمند خواهند بود؟ برای هر سطح دسترسی، نوع دادههایی که آنها مشاهده خواهند کرد را درک کرده و ارزیابی کنید که آیا ابزار تحلیل داده به گونهای ارائه شده است که آنها به راحتی متوجه شوند. حتی در نظر داشته باشید که آیا کارکنان شما به اپلیکیشن موبایل هم نیاز دارند یا فقط ابزار دسکتاپ کافی است.
در این مرحله از استراتژی خود، اطمینان حاصل کنید که مدیران اجرایی در مورد چگونگی استفاده کارکنان زیر مجموعه خود از بخش تحلیلی راهحل هوش تجاری شما، صحبت کنند. این به تیم فنی هوش تجاری شما کمک خواهد کرد تا پیچیدگی یا سادگی داشبوردهای مختلف را برنامهریزی کرده و راهحلی را انتخاب کنند که نیازهای منحصر به فرد هر بخش را برآورده کند.
دسترسی و نظارت
- مدیر ارشد فناوری اطلاعات (CIO)، مدیر ارشد دادهها (CDO) یا تیم فنی هوش تجاری شما باید به سطوح دسترسی و نظارت مورد نیاز برای استراتژی جدید هوش تجاری شما بپردازند.
- در نظر بگیرید که آیا باید به برخی از کارکنان یا مدیران دسترسی بیشتری نسبت به دیگران بدهید؟ در هر سطح دسترسی کارکنان یا کاربران چه دادههایی را مشاهده خواهند کرد و چه کسی به تغییر دادههای واقعی دسترسی خواهد داشت؟ برای حفاظت از شرکت در برابر تهدیدات امنیتی خارجی پیرامون راهحل هوش تجاری خود باید چه تدابیری در نظر بگیرید؟ آیا سطوح انتخاب شده دسترسی، به اهداف کسبوکار شما یا تلاشها برای تبدیل شدن به یک سازمان دادهمحور کمک میکند یا به آنها آسیب میزند؟
۵- برنامهریزی نهایی برای اجرای استراتژی هوش تجاری شما
در مرحله بعد، باید زمانبندیها و نقاط عطف برای اجرای استراتژی هوش تجاری خود را مشخص کنید. هر بخش از استراتژی شما در چه زمانی آماده خواهد بود؟ آیا راهحل را به تدریج به بخشهای مختلف ارائه خواهید کرد یا به صورت یکجا؟ دقیقا چه زمانی انبار داده یا راهحل ذخیرهسازی شما آماده خواهد بود؟ تا چه مدت داشبوردهای تحلیلی برای هر بخش آماده خواهند شد و فرآیند ارائه آنها به کارکنان چه خواهد بود؟
استراتژی شما باید زمانبندیها و روشهای مربوط به اجرای موارد زیر را مشخص کند:
- اطلاعرسانی در مورد استراتژی جدید هوش تجاری و اهداف کسبوکار
- ذخیرهسازی دادهها
- روشهای جدید جمعآوری داده و فناوری
- ابزار تحلیل داده
- تدابیر جدید امنیت و نظارت
- اندازهگیری موفقیت
برای هر یک از این اجزا، به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- زمانبندی این بخش از استراتژی ما چگونه خواهد بود؟
- چه کسی زمانبندی و موفقیت این مرحله را مدیریت خواهد کرد؟
- با چه کسانی باید در مورد این مرحله ارتباط برقرار کنیم؟ آنها به چه اطلاعاتی نیاز دارند، چه زمانی به آن نیاز دارند و چگونه آن را منتقل خواهیم کرد؟
- چه معیارهایی را برای اندازهگیری موفقیت در نظر بگیریم و چه کسی بر روی آن معیارها پیگیری خواهد کرد؟
- آیا موانعی وجود دارد که ممکن است پیشرفت هر بخش از استراتژی ما را به تأخیر اندازد؟ چگونه میتوانیم از پدیدارشدن این موانع پیشگیری کنیم یا برای مواجهه با آنها آماده باشیم؟
این برنامهریزی دقیق به شما کمک خواهد کرد تا از پیشرفت و موفقیت استراتژی هوش تجاری خود اطمینان حاصل کنید و هرگونه مشکلات یا تأخیرات احتمالی را شناسایی کرده و به حداقل برسانید.
۶- آموزش
در اکثر موارد، پیادهسازی یک استراتژی کلی هوش تجاری شامل ارائه ابزارهای جدید به کارکنانی است که قبلاً از هوش تجاری یا تحلیل داده به طور مداوم استفاده نکردهاند. چه آن کارمند یک مدیر ارشد باشد و چه یک کارمند خط مقدم، به هر حال باید به اندازه کافی توانمند و آماده باشد که از راهحل جدید به طور مؤثر برای تصمیمگیریهای روزمره خود استفاده کند. استفاده از راهحل هوش تجاری نباید برای کارکنان به عنوان یک مزاحمت تلقی شود. در این رابطه جای نگرانی نیست چرا که بخش عمده راحتی و اعتماد به نفس کارکنان با آموزش مؤثر و جامع به دست میآید.
آموزش، بازگشت سرمایهگذاری شما در زمینه هوش تجاری را تضمین میکند. اگر کارکنان نتوانند از راهحل جدید استفاده کنند، تمام تلاشهایی که برای ایجاد استراتژی هوش تجاری و پیادهسازی فناوریهای جدید انجام میدهید بیفایده خواهد بود. در صورتی که کارکنان شما ندانند چگونه به دادهها دسترسی پیدا کنند یا تفکر و فرآیندهای قدیمی مانع آنها شوند، قطعا قادر نخواهند بود با دادهها به سوی اهداف شما حرکت کنند و در استراتژی شما شریک شوند. آموزش این دو مانع پیشرفت را از بین میبرد و بازگشت سرمایهگذاری شما را تضمین میکند. ما تاکید میکنیم که این مرحله نباید نادیده گرفته شود.
نکات کلیدی برای استراتژی آموزشی:
- تمرکز بر سواد دادهای بلندمدت: استراتژی آموزشی شما باید بر بهبود سواد دادهای کارکنان در طولانیمدت تمرکز داشته باشد، نه فقط بر یک جلسه سریع که در آن ابزار را یاد میگیرند، استانداردهای امنیت و نظارت را امضا میکنند و سپس مشغول به کار میشوند. فرآیند آموزش شما باید به مدت طولانی پس از استقرار اولیه راهحل هوش تجاری ادامه یابد.
- آموزش عملی و مستمر: آموزش باید کارکنان را با مهارتهای عملی و میدانی تجهیز کند. آنها باید به این باور برسند که تصمیمگیری بر اساس دادهها چقدر برای مدیران حائز اهمیت و در موفقیت شرکت تاثیرگذار است.
- تشویق به آزمایش و کاوش: دانش قدرت است. هنگامی که کارکنان شروع به آزمایش دادهها کنند، با هر تصمیمی که میگیرند، احساس اعتماد به نفس بیشتری خواهند کرد و میزان اتکاشان به دادهها افزایش خواهد یافت. آنها را با آموزش، برای آزمایش و کاوش آماده کنید.
۷- راهاندازی و اندازهگیری
در نهایت، پس از تمامی بررسیها، برنامهریزیها، پرسشها، هماهنگیها و همکاریها، استراتژی هوش تجاری خود را ایجاد کردهاید! فراموش نکنید که پس از اتمام هر مرحله از استراتژی خود، موفقیت حاصل شده را اندازهگیری کنید و به اندازهگیری ادامه دهید. پیشنهاد میکنیم که وقتی به اهداف کسبوکار خود دست پیدا کردید، به کارکنان اطلاع دهید و این کار را به صورت مبتنی بر دادهها انجام دهید. آنها را در سفر موفقیت خود شریک کنید و موفقیت خود را بهطور دقیق اندازهگیری کنید تا بتوانید آن را با ذینفعان و دیگر اعضاء تیم خود به اشتراک بگذارید.
پیادهسازی یک راهحل جدید هوش تجاری به طور واقعی و تحولآفرین، کار سادهای نیست، اما با یک استراتژی مؤثر، میتوانید مسئولیت زمانبندی و اهداف خود را حفظ کنید و با هوش تجاری، کارهای بیشتری برای شرکت خود انجام دهید. ما با شرکتها در هر مرحلهای از بلوغ در زمینه تحلیل داده و استراتژی هوش تجاری همکاری میکنیم و آمادهایم تا در تلاشهای شما برای تبدیل شدن به یک شرکت موفق شریک شویم.
دیدگاه خود را بنویسید