تمامی شرکت ها و سازمان هایی که محور فعالیت آن ها انجام پروژه های مختلف می باشد، اهمیت مدیریت پروژه و استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را لمس کرده اند. اغلب این سازمان ها و شرکت ها برای ارتقا و افزایش بهره وری به دنبال سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه کاربردی، سریع و دارای داشبورد های قابل سفارشی سازی برای مجموعه خود هستند.
اهمیت زیادی دارد که این سیستم اطلاعات مدیریت پروژه تحت وب بوده و برای سبد پروژه ها قابل استفاده باشد. همچنین این سیستم ها باید امکان مدیریت دانش و داده ها را در حوزه های مختلف از جمله ریسک، زمان، مدیران مرتبط و ... را فراهم نموده و با ابزارهای کنترل پروژه همچون پراجک ارتباط خوبی داشته باشد. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه بایستی دارای امکانات مناسبی در حوزه ارتباط پروژه نیز باشد. PMIS محصول ارائه شده توسط شرکت راهکار هوشمند سدرا، یک سیستم یکپارچه است که تمامی نیاز های ذکر شده را پوشش می دهد. محصول PMIS ارائه شده توسط شرکت راهکار هوشمند سدرا، سیستمی یکپارچه است که تمامی نیاز های حوزه مدیریت پروژه برای سازمان ها و شرکت های مختلف را به صورت سفارشی سازی شده پوشش می دهد. این سیستم توسط راهکار هوشمند سدرا در چندین سازمان پیاده سازی شده و موفق شده است رضایت حداکثری کاربران خود را فراهم نماید.
معرفی سیستم اطلاعات پروژه PMIS
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS راهکاری است یکپارچه مبتنی بر پلتفرم شیرپوینت و سرویس پراجکت سرور که به صورت سفارشی سازی شده توسط شرکت راهکار هوشمند سدرا ارائه می شود. با استفاده از این سیستم اطلاعاتی، مدیران قادر خواهند بود وضعیت پروژه ها را به دقت بررسی نموده و فعالیت تیم های اجرایی را پایش نمایند. استقرار صحیح و گام به گام راهکار PMIS، علاوه بر استانداردسازی و ایجاد نظم و هماهنگی سراسری فرآیندهای مدیریت پروژه، افزایش بهره وری منابع سازمان را به ارمغان می آورد. در طراحی این سیستم اطلاعاتی متمایز، تمامی نیاز های کاربران پیش بینی شده است. از جمله این قابلیت ها می توان به امکان تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی های مختلف به اطلاعات پروژه اشاره نمود.
PMIS، سیستمی یکپارچه برای مدیریت پروژه ها در سطح سازمان
اجزای مختلف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS
اجزای مختلف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS، امکانات و قابلیت های کاربردی مختلفی را برای آن فراهم می نمایند. اجزاء اصلی این سیستم به شرح جدول ذیل عبارتند از :
| 1- مرکز پروژه های سازمان (Project Center) : مرکز پروژه ها پنل دسترسی به زمانبندی پروژه ها است. از این درگاه برای فراخوانی الگوهای زمانبندی و تعریف پروژه جدید نیز استفاده می شود. نمایش پروژه ها بر اساس دسته بندی دپارتمان یا پورتفولیو امکانپذیر است. |
| 2- مدیریت یکپارچه منابع پروژه ها (Resource Center) : از مرکز مدیریت منابع، امکان تعریف یا ویرایش منابع یکپارچه سازمانی اعم از نیروی انسانی، ماشین آلات و مواد امکانپذیر است. تقویم منبع،نقش و مسئولیت، دپارتمان، مدیر تایم شیت، مدیر تخصیص ها، سطح دسترسی ها و اطلاعات تحصیلی از جمله مهمترین آیتم های پروفایل منبع است. این ماژول با اکتیو دیرکتوری سازمان در خصوص منابع انسانی یکپارچه است. |
| 3- کارتابل وظایف و تایم شیت (Tasks & TimeSheet) : کارتابل وظیفه کلیه فعالیت هایی را که از محل زمانبندی پروژه های مختلف به یک منبع تخصیص داده شده را نمایش می دهد. وظایف از طریق نمای تحت وب قابل ویرایش هستند به نحوی که پس از هر ویرایش، مدیر وضعیت (Status Manager)، بروز رسانی فعالیت ها را بررسی و در صورت تأیید وی، زمانبندی پروژه بصورت خودکار بروز رسانی می گردد. |
| 4- شناسنامه و منشور پروژه (Project ID/Charter) : در مرحله آغازین پروژه، سندی تحت عنوان منشور پروژه تدوین می گردد که پروژه را از ابعاد مختلف اعم از اهداف، دستاوردها، زمانبندی کلی، برنامه کلی خرید، برنامه کلی ریسک، تیم اجرایی و ... مورد بررسی قرار می دهد. در سیستم PMIS این ماژول قابل توسعه سفارشی است و البته چکیده ای از اطلاعات منشور را در قالب سند شناسنامه پروژه می توان ارائه نمود. |
| 5- الگوی استاندارد ساختار شکست (WBS Templates) : یکی از دغدغه های مهم کادر مدیریت پروژه، ایجاد هماهنگی و استانداردسازی ساختار شکست پروژه ها در کل سازمان است. یکی از مزیت های مهم PMIS، امکان تعریف ساختارهای از پیش تعریف شده WBS برای انواع پروژه ها با ماهیت های گوناگون در سبد پروژه های سازمان است که سبب افزایش سرعت، دقت توام با ایجاد نظم و هارمونی سراسری در کل پروژه های سازمان می گردد. |
| 6- مدیریت مدارک مهندسی (Engineering Document Management) : در سیستم PMIS مکانیزم حرفه ای مدیریت اسناد و مدارک مهندسی (EDMS) طراحی و توسعه یافته که یکی از الزامات کلیدی خصوصا در پروژه های EPC قلمداد می گردد. در این ماژول امکان تعریف نامحدود ترانسمیتال (Transmittal) با قابلیت گردش کار بین دیسپلین های کاری و همچنین امکان Comment و Reply تعبیه گردیده که قابلیت سفارشی سازی بسته به نیازمندی سازمان را نیز داراست. |
| 7- هوش تجاری مدیریت پروژه (Project Management BI) : سامانه داشبورد و هوش تجاری مدیریت پروژه به عنوان یک سیستم پشتیبان تصمیم (DSS)، بر مبنای اطلاعات معتبر و استاندارد ذخیره سازی شده به شکل تدریجی و مستمر در پایگاه داده PMIS، ساز و کار بسیار حرفه ای و کاربر پسند را در ارائه انواع گزارشات و داشبوردهای تحلیلی به شکل Real-Time و با بروزرسانی خودکار، در اختیار مدیران در سطوح مختلف سازمان قرار می دهد. |
| 8- مدیریت ریسک پروژه (Risk Management) : پدیده عدم قطعیت در تمامی رویدادهای دنیای واقع مصداق دارد و پروژه از این قاعده مستثنی نیست. در ماژول مدیریت ریسک، به ماننده وظیفه می توان ریسک های یک پروژه را تعریف، ارزیابی و تعیین وضعیت نمود. همچنین امکان تعریف دسته بندی، محاسبه پارامترهای ریسک و دریافت گزارشات تحلیل همچون ماتریس ریسک در این زیرسیستم پیش بینی گردیده است. |
| 9- مدیریت مشکلات (Issue Management) : زمانی که در مسیر اجرای پروژه یک ریسک محقق می شود ما با وقوع یک مشکل یا Issue مواجه هستیم. مدیریت مشکلات خود نیازمند ساز و کاری مستقل است. سیستم PMIS امکان ثبت و رهگیری مشکلات یا Issue Tracking را با امکان ثبت و درج کلیه سوابق یا Version History را فراهم میسازد که خود بستری برای مدیریت دانش (KM) در پروژه های آتی خواهد بود. |
| 10- مدیریت هزینه (Cost Management) : مدیریت هزینه در سیستم PMIS از دو جنبه هزینه منابع (نیروی انسانی،تجهیزات) و هزینه های خرید مورد توجه است. امکان ثبت هزینه های واحد برای منابع و همچنین ارتباط با ماژول تدارکات در طراحی این زیرسیستم پیش بینی شده است. مهمترین دستاورد این ماژول علاوه بر ارائه گزارشات عملکرد مالی پروژه، ایجاد بستر محاسبات بهای تمام شده و آنالیز اقتصادی پروژه است. |
| 11- مدیریت تأمین و تدارکات (Procurement Management) : در این ماژول کلیه فرآیندهای مربوط به خرید و انتقال کالا، قطعات و مواد مصرفی مورد استفاده در پروژه از مرحله درخواست کالا، انتخاب سناریوی خرید (جزئی، متوسط، بزرگ)، برگزاری مناقصات، بانک قطعات، بانک تأمین کنندگان، مکانیزم بازرسی، ارزیابی تأمین کنندگان مورد توجه قرار می گیرد. کلیه اقلام تأمین شده قابلیت اتصال به زمانبندی پروژه و فعالیت های مربوطه را دارند. |
| 12- مدیریت قرارداد (Contract Management) : مهمترین فرآیند ماقبل تعریف پروژه فرآیند عقد قراداد است که مهمترین شاخص های کنترلی برای پیشرفت پروژه اعم از بودجه، زمان تحویل فرآورده ها و معیارهای کیفی را مشخص می نماید. در سیستم مدیریت قرارداد امکان تعریف شناسنامه، ضمائم فنی، تضامین و سایر اطلاعات قراردادهای پروژه قابل تعریف و مدیریت است. |
| 13- مدیریت جلسات پروژه (Meeting Management) : جلسات یکی از مولفه های مهم در مدیریت ارتباطات یک پروژه در طوی چرخه حیات آن است. در این زیرسیستم امکان تعریف دستور جلسه، تقویم جلسات، دعوت از اعضاء، قالب صورت جلسات با امکان ارتباط مصوبات و فعالیت های پروژه و موارد دیگر تعبیه گردیده است. |
| 14- مدیریت طرح و سبد پروژه ها (Portfolio & Program Management) : مدیریت طرح و سبد پروژه ها از حیث نگاه یکپارچه و کلان به مقوله مدیریت پروژه حائز اهمیت بوده اند. در مدیریت طرح امکان طبقه بندی پروژه ها در کلاسی خاص و اخذ گزارشات متعدد در آن سطح فراهم هست. در سبد پروژه یا پورتفولیو نیز دسته بندی پروژه ها بر مبنای معیار پورتفولیو و ارتباط آن با اهداف راهبردی و سیاست ها کلان سازمان امکان پذیر می باشد. |